Guía para Administradores

Administra los trabajadores de tu organizacion: alta, modificacion y baja.

Crear nuevo trabajador

1. Navega a Trabajadores → Nuevo trabajador
2. Completa los datos obligatorios:
   • Nombre y apellidos
   • DNI/NIE
   • Email (será su usuario de acceso)
   • Teléfono
3. Selecciona al menos una empresa
4. Opcionalmente, marca "Enviar email de bienvenida"
5. Pulsa "Crear trabajador"

Editar trabajador

1. En la lista de trabajadores, pulsa el icono de editar
2. Modifica los campos necesarios
3. Puedes cambiar las empresas asociadas
4. Pulsa "Guardar cambios"

Eliminar trabajador

La eliminación es "soft delete": el trabajador se desactiva pero sus registros se mantienen por requisitos legales.

Crear empresa

1. Navega a Empresas → Nueva empresa
2. Introduce el nombre de la empresa
3. Pulsa "Crear empresa"

Editar empresa

1. En la lista de empresas, pulsa editar
2. Modifica el nombre
3. Guarda los cambios

Visualizar registros

1. Navega a Registros de jornada
2. Usa los filtros para buscar:
   • Fecha inicio/fin: Rango de fechas
   • Empresa: Filtrar por empresa especifica
   • Buscar: Por nombre de trabajador
3. La tabla muestra: trabajador, empresa, tipo, hora, duración

Tipos de registro

Exportar a Excel

1. Aplica los filtros deseados
2. Pulsa el botón "Exportar Excel"
3. Se descargara un archivo .xlsx con los registros filtrados

Configura los tipos de pausa que los trabajadores podrán usar.

Crear tipo de pausa

1. Navega a Tipos de pausa → Nuevo tipo
2. Introduce el nombre (ej: "Descanso", "Comida")
3. Selecciona el tipo:
   • Dentro de jornada: Cuenta como tiempo trabajado
   • Fuera de jornada: NO cuenta como tiempo trabajado
4. Selecciona las empresas donde aplicara
5. Opcionalmente añade una descripción
6. Pulsa "Crear tipo de pausa"

Gestionar incidencias

1. Navega a Incidencias
2. Filtra por estado: Pendiente, En revisión o Resuelta
3. Pulsa en una incidencia para ver los detalles

Resolver incidencia

1. Abre la incidencia
2. Revisa la descripción del trabajador
3. Añade notas internas (solo visibles para administradores)
4. Añade comentario público (visible para el trabajador)
5. Cambia el estado a "Resuelta"

Los trabajadores pueden solicitar correcciones en sus registros de jornada.

Revisar petición

1. Navega a Peticiones de cambio
2. Filtra por estado "Pendiente"
3. Pulsa en una petición para ver los detalles:
   • Hora original del registro
   • Nueva hora solicitada
   • Motivo del trabajador

Aceptar o rechazar

Gestiona las solicitudes de ausencias y vacaciones de los trabajadores de tu empresa.

Activar el modulo de ausencias

1. Navega a Empresas y selecciona la empresa
2. Marca la casilla Gestión de ausencias y vacaciones
3. Guarda los cambios

Configurar la política de ausencias

1. Navega a Ausencias y vacaciones > Configuración
2. Selecciona la empresa
3. Configura los días de vacaciones anuales, modo de cómputo, antelación mínima, períodos blackout, y si se permite medio día o por horas
4. Guarda la política

Catalogo de tipos de ausencia

Cada tipo de ausencia se configura con: código, nombre, si descuenta saldo de vacaciones, si es remunerado, si requiere justificante, límite de días y color para el calendario. El catálogo por defecto incluye: Vacaciones, Asuntos propios, Permiso retribuido, Ausencia justificada y Ausencia no justificada.

Revisar solicitudes

1. Navega a Ausencias y vacaciones > Solicitudes
2. Selecciona la empresa y filtra por estado Pendiente
3. Pulsa en una solicitud para ver los detalles: tipo, fechas, comentario y justificante
4. Aprueba o rechaza con notas internas (privadas) y comentario público (visible para el trabajador)

Calendario de equipo

Visualiza todas las ausencias del equipo en vista de calendario, con tipo, trabajador y fechas. Útiles para planificar la cobertura del equipo.

Hub de informes para cumplimiento normativo. Genera, exporta y verifica los registros de jornada.

Informes por trabajador

1. Navega a Informes
2. Selecciona "Informes por trabajador"
3. Filtra por empresa, trabajador, año y mes
4. Genera el informe con desglose diario
5. Exporta a CSV, Excel o PDF

Informes por empresa

1. Selecciona "Informes por empresa"
2. Filtra por empresa, año y mes
3. Genera resumen de todos los trabajadores
4. Exporta a CSV, Excel o PDF

Estado de firmas

1. Selecciona "Estado de firmas"
2. Filtra por empresa y periodo
3. Verifica que trabajadores han firmado sus registros

Tipos de almacenamiento

• Local: En el servidor (requiere volumen Docker)
• S3: Amazon S3, Backblaze B2, MinIO, etc.
• SFTP: Servidor remoto con acceso SFTP

Backup manual

1. Navega a Backups
2. Pulsa "Crear backup"
3. El backup se creará en segundo plano
4. Una vez completado, podrás descargarlo

Restaurar backup

1. Selecciona el backup a restaurar
2. Pulsa "Restaurar"
3. Confirma la acción (se creará backup de seguridad automático)
4. Espera a que se complete la restauracion

OpenJornada cumple con el RGPD y la LOPDGDD. Desde el panel puedes gestionar los derechos ARCO.

Derechos implementados

Exportar datos (Portabilidad)

1. Navega a RGPD
2. Busca el trabajador por nombre o email
3. Pulsa "Exportar datos"
4. Se descargara un JSON con todos sus datos

Anonimizar datos (Supresión)

1. Busca el trabajador en RGPD
2. Pulsa "Anonimizar datos"
3. Indica el motivo de la anonimización
4. Confirma la acción

Configuración general

• Email de contacto: Email que veran los trabajadores para soporte

Backups automáticos

1. Activa "Habilitar backups automáticos"
2. Selecciona la frecuencia: Diario, Semanal o Mensual
3. Elige la hora de ejecución (UTC)
4. Configura el almacenamiento (Local, S3 o SFTP)
5. Define los días de retención
6. Usa "Probar conexión" para verificar
7. Guarda la configuración

Configuración S3

• Endpoint URL: URL del servicio S3
• Bucket name: Nombre del bucket
• Access Key ID: Clave de acceso
• Secret Access Key: Clave secreta
• Region: Region del bucket

Configuración SFTP

• Host: Servidor SFTP
• Puerto: Puerto (por defecto 22)
• Usuario: Nombre de usuario
• Contraseña: Contraseña del usuario
• Ruta remota: Carpeta destino