OpenJornada
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Administrator Guide

Manage your organization from the OpenJornada administration panel.

Contents

1. Employee management

Manage your organization's employees: onboarding, modifications, and offboarding.

Create new employee

  1. Navega a Trabajadores → Nuevo trabajador
  2. Completa los datos obligatorios:
    • Nombre y apellidos
    • DNI/NIE
    • Email (sera su usuario de acceso)
    • Telefono
  3. Selecciona al menos una empresa
  4. Opcionalmente, marca "Enviar email de bienvenida"
  5. Pulsa "Crear trabajador"

Edit employee

  1. En la lista de trabajadores, pulsa el icono de editar
  2. Modifica los campos necesarios
  3. Puedes cambiar las empresas asociadas
  4. Pulsa "Guardar cambios"

Delete employee

Deletion is a "soft delete": the employee is deactivated but their records are preserved for legal requirements.

Multiples empresas

An employee can be assigned to multiple companies simultaneously. When clocking in, they will choose which company they are working for.

2. Company management

Create company

  1. Navega a Empresas → Nueva empresa
  2. Introduce el nombre de la empresa
  3. Pulsa "Crear empresa"

Edit company

  1. En la lista de empresas, pulsa editar
  2. Modifica el nombre
  3. Guarda los cambios

Eliminar empresa

A company with associated employees cannot be deleted. First reassign or remove the employees.

3. Time records

View records

  1. Navega a Registros de jornada
  2. Usa los filtros para buscar:
    • Start/End date: Date range
    • Company: Filter by specific company
    • Search: By employee name
  3. La tabla muestra: trabajador, empresa, tipo, hora, duracion

Record types

Clock inShift start
Clock outShift end
Break startBreak begins
Break endBack to work

Export to Excel

  1. Aplica los filtros deseados
  2. Pulsa el boton "Exportar Excel"
  3. Se descargara un archivo .xlsx con los registros filtrados

4. Break types

Configure the break types that employees can use.

Create break type

  1. Navega a Tipos de pausa → Nuevo tipo
  2. Introduce el nombre (ej: "Descanso", "Comida")
  3. Selecciona el tipo:
    • Inside shift: Counts as work time
    • Outside shift: Does NOT count as work time
  4. Selecciona las empresas donde aplicara
  5. Opcionalmente anade una descripcion
  6. Pulsa "Crear tipo de pausa"

Ejemplo practico

Example: 15-minute rest -> Inside shift (counts as work). Lunch break -> Outside shift (deducted from time).

5. Incidents

Manage incidents

  1. Navega a Incidencias
  2. Filtra por estado: Pending, Under review o Resolved
  3. Pulsa en una incidencia para ver los detalles

Resolve incident

  1. Abre la incidencia
  2. Revisa la descripcion del trabajador
  3. Anade notas internas (solo visibles para administradores)
  4. Anade comentario publico (visible para el trabajador)
  5. Cambia el estado a "Resolved"

6. Change requests

Employees can request corrections to their time records.

Review request

  1. Navega a Peticiones de cambio
  2. Filtra por estado "Pendiente"
  3. Pulsa en una peticion para ver los detalles:
    • Hora original del registro
    • Nueva hora solicitada
    • Motivo del trabajador

Aceptar o rechazar

Accept

The original record is modified with the new time. Durations are recalculated automatically. The employee receives a confirmation email.

Reject

The record remains unchanged. Add a comment explaining the reason. The employee receives an email with the explanation.

7. Reports & compliance

Reports hub for regulatory compliance. Generate, export, and verify time records.

Reports by employee

  1. Navega a Informes
  2. Selecciona "Reports by employee"
  3. Filtra por empresa, trabajador, ano y mes
  4. Genera el informe con desglose diario
  5. Exporta a CSV, Excel o PDF

Reports by company

  1. Selecciona "Reports by company"
  2. Filtra por empresa, ano y mes
  3. Genera resumen de todos los trabajadores
  4. Exporta a CSV, Excel o PDF

Signature status

  1. Selecciona "Signature status"
  2. Filtra por empresa y periodo
  3. Verifica que trabajadores han firmado sus registros

Inspeccion de Trabajo

Reports are generated from stored records. Export in PDF format for the Labor Inspection Authority (Inspeccion de Trabajo).

8. Backups

Storage types

  • Local: On the server (requires Docker volume)
  • S3: Amazon S3, Backblaze B2, MinIO, etc.
  • SFTP: Remote server with SFTP access

Manual backup

  1. Navega a Backups
  2. Pulsa "Crear backup"
  3. El backup se creara en segundo plano
  4. Una vez completado, podras descargarlo

Restore backup

  1. Selecciona el backup a restaurar
  2. Pulsa "Restaurar"
  3. Confirma la accion (se creara backup de seguridad automatico)
  4. Espera a que se complete la restauracion

Precaucion

Restoring a backup overwrites all current data. A safety backup is always created before restoring.

9. GDPR & data protection

OpenJornada complies with GDPR and the LOPDGDD (Spanish Data Protection Act). From the panel, you can manage ARCO rights (Access, Rectification, Cancellation, Opposition).

Derechos implementados

Right of Access

View all employee data

Right of Rectification

Edit employee information

Right of Portability

Export data in JSON format

Right of Erasure

Anonymize personal data

Export data (Portability)

  1. Navega a RGPD
  2. Busca el trabajador por nombre o email
  3. Pulsa "Exportar datos"
  4. Se descargara un JSON con todos sus datos

Anonymize data (Erasure)

  1. Busca el trabajador en RGPD
  2. Pulsa "Anonimizar datos"
  3. Indica el motivo de la anonimizacion
  4. Confirma la accion

Retencion legal

Time records must be kept for 4 years per Art. 34.9 of the Workers' Statute (Estatuto de los Trabajadores). Anonymization removes personal data but preserves the records.

10. Settings

General settings

  • Contact email: Email that employees will see for support

Automatic backups

  1. Activa "Habilitar backups automaticos"
  2. Selecciona la frecuencia: Diario, Semanal o Mensual
  3. Elige la hora de ejecucion (UTC)
  4. Configura el almacenamiento (Local, S3 o SFTP)
  5. Define los dias de retencion
  6. Usa "Probar conexion" para verificar
  7. Guarda la configuracion

S3 configuration

  • Endpoint URL: URL del servicio S3
  • Bucket name: Nombre del bucket
  • Access Key ID: Clave de acceso
  • Secret Access Key: Clave secreta
  • Region: Region del bucket

SFTP configuration

  • Host: Servidor SFTP
  • Puerto: Puerto (por defecto 22)
  • Usuario: Nombre de usuario
  • Contrasena: Contrasena del usuario
  • Ruta remota: Carpeta destino
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